PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Resolución N° 385/00

Programa Analítico

Parte I - Objeto de Análisis Administrativo

a) El funcionamiento de la organización: diferentes teorías que describen su funcionamiento. Las organizaciones como sujeto del análisis administrativo.

b) Concepto de sistema administrativo. Los sistemas aplicados como instrumento para la organización y el control de operaciones.

c) Componentes del sistema. El personal, las reglas de decisión, la información disponible, los registros, documentación y equipos de procesamientos.

d) Procesos administrativos que incluye el sistema: búsqueda, transmisión, cómputo, exhibición, archivo, recupero de datos y control.

e) Los procesos y el flujo de información como modo de relación entre los elementos del sistema.

f) Relaciones con variables externas: clientes, proveedores, gobierno, entes financieros, asociaciones profesionales.

g) Los impulsos internos para el sistema: el inicio según planes, las decisiones administrativas y de operación. Concepto de cliente interno.

h) Propiedades del sistema administrativo: grados de formalización, prescripción y racionalidad.

i) Características de las tareas en el sistema: previsibilidad, reiteración, objetividad y posibilidades de control.

j) El análisis administrativo en medios inciertos y cambiantes. La administración de la contingencia.

Parte II – Alcances de la Procedimientos Administrativos

a) Las formas de expresión del trabajo administrativo. Cultura escrita y tradición oral en las organizaciones. Conceptos de misión, funciones y rutinas administrativas.

b) Los objetivos de normalización del trabajo administrativo.

c) Descripción de las tareas en termino de comunicación. Los procedimientos como sistemas de información aplicados.

d) Contenido de los procedimientos: el tema, lugar, tiempo de aplicación, las normas de acción y los responsables. El producto esperado o salidas del procedimiento.

e) Las reglas como forma de fijar condiciones puntuales. La definición de las reglas de juego, las normas de excepción.

f) Modos de agrupar los procedimientos: por producto, función, usuario, sector.

g) Enlaces entre procedimientos administrativos y diseño organizacional.

h) Enlaces entre procedimientos administrativos y programas de cómputo. Integración en la red de procesamiento de datos de la organización.

i) Aspectos estructurales de sector de Análisis Administrativo. Su ubicación en la estructura de la empresa. La función de Organización y Métodos.

Parte III – Metodología para el Diseño Administrativo

a) El estudio preliminar. Determinación de los objetivos y alcances de la tarea.

b) Elaboración de plan de acción. Proyectos de mantenimiento, reforma y nuevo diseño de los procedimientos. Modos de participación de los usuarios en el proyecto. El desarrollo de las capacidades personales existentes.

c) Relevamiento y recolección de datos. La comprensión del negocio. Entrevistas con niveles superiores y operacionales. Observación directa de las actividades. Familiarización con la legislación vigente. Lectura de documentación. El uso de cuestionarios.

d) Conceptos de Programación Neuro-Lingüística aplicados al mejoramiento de las comunicaciones entre usuarios y analistas.

e) Formulación del diagnostico. Planteo de las condiciones vigentes y las deseables. Los posibles cursos de acción.

f) La creatividad aplicada al diseño de las propuestas. Descomposición del pensamiento como metodología de análisis de ventajas y desventajas. Concepto de paradigma y de modelo mental.

g) Propuesta de nuevos procedimientos. Estudio de la factibilidad. Definición global del proceso. Especificación de los medios de procesamiento.

h) Aplicación de la tecnología informática para el rediseño de procesos de negocios.

i) El diseño detallado. Definición de los datos de entrada, soportes administrativos y de la información de salida del procedimiento. La conexión con otros usuarios.

j) Diseño de los formularios, registros y archivos de consulta y operativos.

k) Medidas para la implantación. Programación de la puesta en marcha. Conversión de rutinas y archivos. Conversión directa y el paralelo.

l) Los programas de capacitación y apoyo al usuario.

Parte IV – Instrumentos para el Análisis Administrativo

a) Condiciones y criterios para el diseño de procedimientos.

b) Manuales de procedimientos. Descripción literal de las acciones. Los manuales orientados hacia el usuario.

c) Diseño que muestran las interacciones funcionales entre sectores. Procedimientos para la integración vertical de las áreas especificas.

d) Tablas de decisión. Condiciones prefijadas para poner en marcha las rutinas administrativas.

e) Diagramas: de procesos, cursogramas administrativos, de flujo de documentos e información. La integración de los procesos. Circuitos que siguen el recorrido de materiales y productos.

f) Reingeniería. El rediseño de los procesos y la calidad. La calidad orientada hacia los clientes internos y externos. Las normas de calidad: nacionales, regionales e internacionales.

g) Definición de los tiempos para la operación del sistema. Cronogramas y calendarios de operaciones. Diagramas basados en las redes de eventos. Utilización de software para administración de proyectos.

h) Instrucciones para el uso de documentación y la emisión de formularios.

i) Técnicas para la codificación de sectores funcionales, procesos administrativos y archivos de documentación.

Parte V – Sistemas Administrativos Aplicados

a) Descripción de las funciones que usualmente desempeñan las áreas básicas de una organización.

b) Criterios para el diseño: las condiciones externas, economicidad, efectividad y controles adecuados.

c) Impacto de las nuevas tecnologías sobre los sistemas y procedimientos administrativos desarrollado bajo ambientes tradicionales. Automatización de oficinas. Conexión entre usuarios de distintas o similares localizaciones geográficas.

d) El sistema de Control Interno: características salientes. Normas de aplicación general en las organizaciones y normas particulares para sectores, funciones y/o procesos. Aspectos a considerar en el diseño de estructuras organizativas y circuitos y procedimientos administrativos.

e) Area Comercial. El procesamiento de la nota de pedido. Expedición y distribución de mercaderías. Facturación de las entregas. Relación con otros sectores.

f) Area de Abastecimientos. La detección de la necesidad de compras, las cotizaciones de proveedores y la formalización de la compra. Recepción de mercaderías, control de calidad y almacenamiento. Administración y control de inventarios. Relación con otros sectores.

g) Area de Finanzas. Los ingresos y egresos de fondos. Créditos y cobranzas. Documentos a cobrar. Obligaciones a pagar. Relación con otros sectores.

h) Area de Contabilidad. Cuentas corrientes deudoras y acreedoras. Registraciones en caja y bancos. Valorización de existencias. Preparación de los estados patrimoniales, financieros y de resultados.

i) Area de Personal. Normas para la búsqueda, selección e incorporación de personal. Liquidación de remuneraciones. Legajos del personal. Relación con otros sectores.

j) Area de Fabricación. Circuitos para la programación y control de producción bajo distintas modalidades. Mantenimiento de fabrica y equipos. Relaciones con otras áreas.

k) Condiciones especificas vinculadas con el tamaño, los objetivos y el tipo de organización.

Parte VI – Procedimientos de Presupuestación y Control

a) Presupuesto como técnica de planeamiento y control. Organización para cubrir la función presupuestaria.

b) Estructura de los registros contables y planes de cuenta a los efectos de la presupuestacion. Los centros de responsabilidad y las unidades de negocios.

c) Procesos de elaboración de pronósticos: definición de premisas. Niveles de actividad posibles. Limites internos de capacidad productiva.

d) Encadenamiento de los presupuestos. Métodos para la integración de los datos sectoriales. La naturaleza jerárquica e interactiva de los presupuestos. Presupuestos flexibles.

e) Componentes de los presupuestos de ventas y costos comerciales. Presupuestos de compras e inventarios. Producción y gastos de fabricación. Planes de inversión. Los gastos en estructura administrativa. Presupuesto económico y financiero. El Balance proyectado.

f) Uso del presupuesto para la autorización de gastos e inversiones.

g) Procedimiento para el ajuste presupuestario. Control de las desviaciones en las cuentas presupuestarias. Los valores corrientes y la evolución especifica de los precios de los bienes, servicios y personal incluidos. Presupuestos en moneda constante de base.

h) Auditoría de los sistemas administrativos. Criterios de control incorporados en los procedimientos administrativos. Cuestionarios para la evaluación de control interno de los procedimientos.

Bibliografía Básica

Tofler, Alvin – El cambio del poder (cuarta parte: la empresa: el poder de la firma flexible. Caps. 15 a 19) Plaza & Janes –Barcelona –1990

Senn, James – Sistemas de Información para la administración- Grupo Editorial Iberoamérica –México 1990.

Pungitore , José Luis/ Rosenzviag, Alfredo- Planeamiento, análisis de sensibilidad y decisiones empresarias – Editorial Club de Estudio – Bs. As. 1991.

Pungitore, José Luis, Sistemas Administrativos y Control Interno – Club de Estudio Bs. As. 1994

De Bono, Edward – Seis sombreros para pensar – Editorial Granica- Bs. As. 1988.

O"Connor, Joseph y Seymour, John – Introducción a la Programación Neurolingüistica (2da. Edición) Edil. Urano – Barcelona - 1995